10 причин неудачной интеграции ERP систем

Ekaterina Gerasimova

Кто сказал, что технологии работают на человека, а не наоборот? Системы ERP (Enterprise Resource Planning) для компании — это как нервная система для организма. Если есть здоровая ERP система, то углубленное понимание того, что творится с клиентами, поставщиками и сотрудниками на сенсорном уровне обеспеченно. ERP системы помогают координировать ресурсы компании, способствуют появлению новых клиентов, расширяют боевую мощь компании перед конкурентами, контролируют и помогают снижать стоимость товаров, другими словами повышают эффективность работы общего менеджмента, как хорошо натренированная мышца человека. Поэтому можно смело утверждать, что интеграция Вашей организации с ERP системами станет лучшей инвестицией за всю историю ее существования.

ERP системы вместо Вас заботятся об оплатах, продажах, отчетах, человеческих ресурсах, поставках, управляют ресурсами, и другими основными IT-сервисами, которые используются компаниями ежеминутно. Понимая всю важность и необходимость ERP, компании бросаются реализовать интеграцию, и, к сожалению, часто такие попытки заканчиваются неудачей.

 

Откуда столько негатива? 

Страшные истории о провале интеграции ERP систем стали легендами. Согласно последним данным, более 29 % проектов по реализации ERP систем не удается выполнить даже до половины. Среди известнейших примеров: Waste Management подали в суд на SAP с иском в 500 млн. долл. за неудачную реализацию ERP систем, несколько лет назад Hershey Foods потеряли 19% доходов из-за некорректной интеграции с ERP системами на Хэллоуин, FoxMeyer Drug остаточно разорилась, фармацевтические компании потеряли свыше 5 млрд. долл. в связи в неудачной реализацией ERP, но самым печальным случаем можно назвать инвестиции ВМС США размером в 1 млрд. долл. в четыре разные проекта реализации ERP систем, и ни один не увенчался успехом. Из этих примеров неудачного использования систем ERP можно вынести много полезных уроков. (Истории этих компаний с исследованиями и комментариями можно легко найти в интернете.)

 

Реализация таких громадных проектов интеграции ERP систем сопровождалась множеством подводных камней, рисков, и проблемных особенностей бизнес-процессов, которые должны стать автоматизированными. Сегодня ERP системы касаются практически каждого уголка компании, так что их можно назвать или отдельными сложными системами, или просто грандиозным обновлением. В любом случае, есть целый список ошибок, которые компании могут и не совершить, если будут знать, куда смотреть.

 

Топ 10 причин неудачной реализации ERP

1. Делать это в первую очередь.

Еще до принятия решения о реализации системы существует дилемма, нужна она вообще или нет. Очень часто крупные ERP проекты обречены на неудачу до начала их выполнения. Недовольные работоспособностью своих систем компании, не всегда понимают, что проблемы можно устранить, просто перенастроив свое программное обеспечение. Но, ошибочно думая, что за соседним забором трава зеленее, они решаются на рискованные, громоздкие и дорогие проекты интеграции ERP систем, в то время, когда обычная оптимизация их текущей системы, или установка дополнительных приложений, например по аудиту, могли бы стать гораздо полезнее и рациональнее. Даже переустановка одного и того же программного обеспечения обходится в разы дешевле, при этом демонстрируя приличные результаты.

2. Неопределенная окончательная цель.

Когда цель не ясна, как могут оправдаться ожидания? Как только организация взялась за реализацию новых ERP систем, первым делом следует четко определить границы достижения успеха интеграции. Часто отсутствие консенсуса решения какой-то проблемы, описания желаемых целей, или хотя бы конкретного финансового обоснования проекта, приводят к серьезным проблемам, касающимся управления и спонсорства всего проекта. Когда проект имеет четкое назначение, это означает, что у него есть индивидуальные временные и финансовые ограничения и конкретная команда исполнителей. Если у проекта нет единого определения успеха, конечная точка превращается в движущуюся мишень.

3. План, или хороший план?

Хорошо продуманный план играет ключевую роль в его успешной реализации. Все крупные проекты когда-то начинались с плана. К сожалению, очень часто план является далеким от реальности, плохо продуманным, или недостаточно конкретным. Многие компании занимаются качественным планированием, часто упуская некоторые детали, преувеличивая или приуменьшая влияние тех или иных бизнес процессов. Но чтобы построить хороший план, прежде всего, нужно определить все необходимые требования и набрать персонал, который будет с ним работать. Как бы это банально ни звучало, но именно на этой стадии чаще всего делаются ошибки большинством компаний. План также должен быть на высоком уровне детализации, для этого нужен опытный руководитель, который способен визуализировать работу и грамотно управлять реальным и будущим временем. В плане должна обязательно присутствовать логическая последовательность задач, во временной шкале должны быть оставлены отдельные промежутки для тестирования и исправления ошибок в циклах. Пока у Вас не будет хорошего плана, Вы никогда не будете знать, когда Ваш проект должен закончиться, его стоимость и рентабельность.

4. Лидеры с частичной занятостью

Опытного проектного менеджера легко узнать по его работе. Существует некоторая дискуссия, является ли специализированное планирование навыком «по умолчанию» любого менеджера, или же профессиональные особенности той или иной сферы, например, инженерия или юриспруденция, требуют узконаправленного специалиста-менеджера работающего в конкретной сфере… Не будем дискуссировать, но все же проекты в IT-пространстве требуют специально обученных и опытных в данной сфере руководителей. Поэтому мы советуем предложить работу с частичной занятостью (или роль консультанта) главному инвестору или владельцу бизнеса, ибо никто не сможет выполнить эту работу качественнее. Не только секретарь, но и проектный менеджер нуждается в сильном лидере, который будет постоянно вдохновлять его работать четче, быстрее и усерднее, — на благо компании.

5. Неграмотное управление ресурсами

Наиболее распространенные ошибки совершаются в сфере прогнозирования необходимых ресурсов, несмотря на ту важность, какую несет знание точного количества внешних и внутренних ресурсов для проекта. Среди наиболее популярных ошибок планирования внутренних ресурсов встречаются ошибки неправильного расчета времени, человеческих ресурсов, финансов, ошибки финансового учета, и пр. В периоды критических фаз проекта очень часто необходимо привлекать дополнительные временные ресурсы. В этот период лучше всего запланировать интегрирование и обучение новых сотрудников для Вашей компании. Если говорить о внешних ресурсов, то неправильное планирование авансов, обязательств подрядчиков, продолжительности соглашений и так далее может привести к критическим последствиям.

6. Чрезмерная зависимость от консультационной поддержки

Если безмерно полагать все надежды на консультантов, Ваша собственная команда станет менее продуктивной. Зачастую, процесс интеграции ERP систем сопровождается привлечением консультантов, например, в сфере экспертного оценивания. Действительно, внешний консультант обладает ценным опытом, но все же есть большой риск, что компания станет зависимой от внешней поддержки. Для каждой компании важно сохранять контроль над бизнес-решениями, поэтому лучше попытаться перенять опыт у консультантов и позаботиться о своей корпоративной памяти, а представители внешней поддержки всегда должны понимать тот уровень ответственности, которым Вы их обязываете.

7. Настройки.

Роль Ваших настроек можно описать как «пан или пропал» для интеграции ERP систем. Большинство компаний сегодня уже осознают, что реализация ERP интеграции требует инвестиций и затрат времени для проекта. Фактически, главным ареалом риска при выполнении проекта по ERP остается зона настроек вместе с интерфейсом и конвертацией данных. Для некоторых это покажется неожиданностью, но согласно последним исследованиям, около 20% компаний реализовавших интеграцию ERP систем, предпочли сделать это с минимальными настройками или вообще без них. Несмотря на огромнейшие риски из-за игнорирования настроек, большинство компаний считают, что если использовать должные настройки, то контролировать обновленный проект станет невыносимо тяжело. Проблемы с настройками всегда начинаются с малого, но потом они перерастают в немыслимые препятствия, которые грозят существованию всего проекта. Очень мало успешных ERP систем не имеют настроек, но если таковые и есть, то они все равно обладают хотя бы минимальными изменениями, которые внимательно отслеживаются.

8. Обучение на рабочем месте.

Между опытным и неопытным сотрудником огромная разница. Средний строк службы ERP систем в рамках одной организации составляет от 10 до 12 лет. С такими временными периодами работы систем, можно найти много работников, которые за свою карьеру участвовали в реализации одного или больше проектов интеграции ERP. Также как и любому пациенту не хотелось бы быть первым у начинающего хирурга, так и предпринимателю не следует полагаться на новичка в данной сфере. Тот опыт, которым обладает сотрудник, реализовав несколько подобных систем, для Вас — бесценен. Это одно из главных преимуществ сотрудничества с опытными внешними консультантами, или, еще лучше, с самим поставщиком программного обеспечения или услуги.

9. Нерегулярное тестирование

Процедуры тестирования должны осуществляться на стадии проверки. Когда график реализации проекта становится особо плотным и нужно как-то сократить сроки, чаще всего урезается фаза тестирования и проверки систем. Но следует понимать, что цель тестирования ERP систем заключается не в том, чтобы удостоверится, работает она или нет. Главная задача — определить работоспособность, результативность, успеваемость, а главное — целесообразность введения такой системы в Ваш бизнес и оправдание вложенных инвестиций. Уменьшая затраты ресурсов на тестирование, Вы не только рискуете пропустить недоработки или дефекты системы, но это также увеличивает риск получения функционала с частичной работоспособностью.

10. Обучение пользователей

Перед тем, как использовать новый инструмент, нужно как следует подготовить самого пользователя. Современными ERP системами пользуется все больше и больше персонала внутри компаний. Ведь помимо учета и бухгалтерии, ERP системы покрывают сферы закупок, поставок, отношений с клиентами, жалоб, продаж и много других. Если система предусматривает вовлечение человеческих ресурсов или отчетность по расходам компании, то такую систему используют практически все сотрудники. Обучение сотен или даже тысяч пользователей до необходимого уровня, еще и в подходящее для Вас время — дело довольно хлопотное. Оставлять обучение на последние, самые короткие фазы проекта, только сделает его более трудным и непостижимым для пользователей, нужно подключать их сразу, что они имели возможность понять всю структуру и логику систем, а также получили приятные впечатления от работы с ними.

Если рассматривать ERP системы как нервную систему организма компании, то процесс интеграции ERP, как операция на головном мозге: должна проводиться лучшими специалистами, при наличии самых веских оснований ее необходимости и не повторяться в ближайшие годы. К сожалению, проекты по внедрению ERP систем стают жертвами падения других, более крупных проектов компании. Тем не менее, есть некоторые проблемы и ошибки, которых можно избежать, при хорошем планировании в начале проекта, и, зная, на что обращать внимание в первую очередь. Надеемся, команда TagesJump смогла Вам помочь :).