Что нужно учитывать, объединяя Magento c ERP системами.

Ключевые моменты

Ekaterina Gerasimova
Odoo Members

 

Magento — это eCommerce платформа, работающая в темпе драгстера, поэтому конкурентам в высшей степени сложно идти в ногу с ее обновлениями, функционалом, базами и так далее, как и организациям, использующим ее.

Современным организациям, которые используют Magento, также нужны другие подсистемы для выполнения заданий, на которые Magento не запрограммирована/не предназначена. Например, для ведения бухгалтерской отчетности организаций с использованием систем учета таких как: Quickbooks, POS-системы вроде Microsoft RMS, iVend, Lightspeed Retail для реальных магазинов ERP (SAP Business One, OpenERP, MS Dynamics NAV). Для обработки заказов, бухгалтерии и полного бизнес-цикла менеджмента также используются системы реализации, налоговые системы управления, такие как Avalara, Exactor и так далее. Для потоков данных и лучшего управления информацией в организациях нередко используются Плагины/Расширения, которые соединяют ERP системы с Magento eCommerce сайтами.

Немногие задумываются, как эти ERP системы должны взаимодействовать с Magento, чтобы необходимая информация распределялась между двумя системами, ведь несортированные данные нужно корректировать, пересоздавая вручную. Что нужно помнить, прежде чем начинать интеграцию Magento с ERP системами? Вот ключевые факторы, которые нужно учитывать, объединяя Magento с ERP системами.

Кодовые обозначения

Покупатель и продукция — эти два обозначения присутствуют практически во всех ERP и основных системах: ERP (интегрированные системы), Accounting (бухгалтерия), POS (финансовая система) и другие. Но в Magento используются автоматически сгенерированные коды для пользователей и идентификаторы товара. У ERP систем также есть свой формат идентификации для ведения учета, как же можно объединить эти параметры? У Magento есть опция для введения пользователем кода товара (SKU — уникальный код товарной позиции) вручную. Так что вы можете использовать ID товара в ERP системах, которые в Magento будут распознаваться как SKU, и позволить программе соединять и вводить собственный автоматически сгенерированный код товара. Пользователям в основном достаточно войти в ERP систему c базой данных Magento и затем использовать автоматически сгенерированный пользовательский Magento ID в качестве ID пользователя в ERP системе.

Нумерация документов

Это одна из основных проблем объединения Magento с другими подсистемами. Как Magento, так и системы ERP имеют собственную систему нумерации юридических документов таких как: счет, кредитование, реализация, счет-фактура, и так далее. Вам нужно воспользоваться одной из опций:

  • Если вы используете Нумерацию документации Magento, это и будет показано пользователям. Этот метод нужно использовать и в ERP cистемах. В них же нумерация документов генерируется автоматически. Так что вы и ваши сотрудники сможете синхронизировать данные нумерации документов в Magento с соответствующими данными документов в  ERP системе;
  • Если вы хотите использовать нумерацию документации ERP системы и показать ее пользователям Magento, нужно будет скрыть нумерацию в Magento, сохранить документы в Magento в соответствующих полях для пользователей, которые и будут открыты для доступа.

Типы документов

Документация также может стать проблемой, и ее серьезность и решение зависит от многих факторов. В основном, в Magento существует четыре вариации документов: счет, реализация, счет-фактура и кредитование. Но в ERP системах встречаются различные подвиды: действительный счет, дебиторская счет-фактура, дебиторская резервная счет-фактура, дебиторская счет-фактура для первого взноса, входящие платежи и так далее. Ниже примеры оптимального использования платежных систем:

Для офф-лайн платежей вы можете создавать следующие типы документов:

Magento счет => Снятие со счета, после проверки => Действительный счет

Доставка в ERP системах => Реализация в Magento

Дебиторская счет-фактура (A/R Invoice) => Magento счет-фактура

Для он-лайн платежей:

Magento счет => Счет в ERP системах

Magento счет-фактура => Дебиторская резервная счет-фактура в ERP системах

Доставка в ERP системах => Реализация в Magento

Для он-лайн платежей по частям:

Magento счет => Счет в ERP системах

Magento счет-фактура => Дебиторская счет-фактура для первого взноса в ERP системах

Доставка в ERP системах => Реализация в Magento

Налоги

В Magento есть идентификатор ставки налога, налог на продукцию и налоги пользователя, а также основанные на этом правила учета налогов именно в этой системе. Но разные ERP системы используют различные нормы при расчете налога. Переопределение значения налога — не лучшая идея. Гораздо проще на практике вести правильный учет налогов в Magento как и в ERP системе, а затем объединить их в общую базу, чем пытаться насильно внедрить налоги в документацию чужой системы.

 Типы реализации и цены

 В Magento документация для типа реализации и ее стоимости единая, в то время как большинство ERP систем ориентировано на разделение услуг: тип доставки и грузовые тарифы. Поэтому, прежде чем отправить счет  из Magento в другую систему, нужно помнить о различиях в документации. «Способ реализации» в Magento и аналогичный пункт в системе ERP должны быть согласованы во избежание неприятностей. В Magento стоимость доставки калькулируется автоматически, в то время как в бухгалтерской механизме ERP систем эти данные нужно вводить вручную (POS/ERP/Accounting system).

Онлайн-платежи

 Давайте рассмотрим несколько вариантов решения проблемы совместимости, ведь этот фактор считается наиболее важным. Мы уже упоминали о нескольких методах, но они могут варьироваться:

  1. Используйте «Платежный шлюз» в Magento, чтобы выполнить предварительную авторизацию кредитной карты и перейти к транзакции он-лайн платежей. Эту же функцию вы сможете совершить в разделе «Информация по платежам» в другой подсистеме;
  2. Перейдите в раздел «Информация по кредитным картам» в Magento (для этого нужно соответствие стандартам PCI) и отправьте информацию в систему ERP, после этого можно выполнять пост-авторизацию;
  • Можно совершать платежи с кредитной карты вручную или с помощью дополнительной функции в ERP системе. Но стоит помнить, что eCommerce магазинам соответствовать стандартам PCI довольно сложно!